Vedtægter

§ 1. Navn og hjemsted
Foreningens navn er it-forum midtjylland. Foreningens hjemsted er Region Midtjylland.

§ 2. Formål
it-forum midtjylland har til formål at styrke viden om og anvendelse af informationsteknologi i Region Midtjylland.

it-forum midtjylland har endvidere til formål at etablere netværk og it-services inden for og på tværs af sektorer og brancher i regionen, herunder at generere nye ideer og konkrete forsøgsprojekter.
it-forum midtjylland skal understøtte og markedsføre regionen bredt som et kraftcenter for anvendelse og udvikling af informationsteknologiske løsninger og services.
it-forum midtjylland kan indgå samarbejde med andre foreninger og virksomheder/organisationer uden for regionen inden for foreningens formål i øvrigt.

§ 3. Medlemsforhold
Som medlem kan optages:

• Virksomheder

• Faglige organisationer og interesseorganisationer

• Offentlige institutioner og forvaltninger m.v., der har aktiviteter på en adresse i Region Midtjylland.

Indmeldelse sker ved udfyldelse af indmeldelsesformularen. Ved indmeldelse betales forholdsvis kontingent for den resterende del af det regnskabsår, hvori indmeldelse finder sted.

Udmeldelse finder sted skriftligt til foreningens sekretariat. Ved udmeldelse tilbagebetales der ikke forholdsvis kontingent. Medlemmer, der trods påkrav ikke betaler forfaldent kontingent, slettes uden videre.

§ 4. Generalforsamling
Den ordinære generalforsamling afholdes en gang årligt i marts måned.
Ekstraordinær generalforsamling kan indkaldes af bestyrelsen efter behov og skal indkaldes, når mindst 1/4 af foreningens medlemmer skriftligt fremsætter krav herom med angivelse af grund. I sidstnævnte tilfælde skal generalforsamlingen afholdes senest 8 uger efter modtagelsen af begæringen herom.
Indkaldelse til generalforsamling med angivelse af dagsorden skal finde sted med 3 ugers varsel ved særskilt email eller med en tilsvarende elektronisk meddelelse til de enkelte medlemmer. Med indkaldelsen til den ordinære generalforsamling skal endvidere følge udkast til foreningens regnskab.
Mødeberettigede på generalforsamlingen er alle medlemmer/indehavere/ansatte.
Mødeberettigede er endvidere gæster inviteret af bestyrelsen.
Stemmeberettigede på generalforsamlingen er alle medlemmer. Hvert medlem har en stemme.
Den ordinære generalforsamling gennemføres med følgende dagsorden:

1. Valg af dirigent
2. Bestyrelsens beretning.
3. Godkendelse af regnskab.
4. Godkendelse af budget og kontingent.
5. Forslag fra bestyrelsen eller medlemmerne.
6. Valg til bestyrelse
- Bestyrelsesmedlemmer (5 på ulige årstal og 6 på lige årstal)
- 2 bestyrelsessuppleanter
7. Valg af revisor
8. Eventuelt

Forslag fra medlemmerne, som ønskes fremmet til afstemning uden for den udsendte dagsorden, skal indsendes skriftligt til bestyrelsen senest 2 uger før generalforsamlingen og af bestyrelsen udsendes til medlemmerne 1 uge inden samme.
Der kan kun træffes beslutning om forhold, der er optaget på dagsordenen eller som er indkommet som anført, medmindre samtlige stemmeberettigede er til stede og tiltræder.
Generalforsamlingens beslutninger træffes ved simpel stemmeflerhed, medmindre andet følger af nærværende vedtægt. Hvert medlem har en stemme. Afstemningsproceduren for valg til bestyrelsen er, at hvert medlem kan stemme på op til det antal kandidater, der skal vælges - dvs. stemme på op til 5 kandidater på ulige årstal og op til 6 kandidater på lige årstal - og at de kandidater, der får flest stemmer er valgt. Ved eventuel stemmelighed foretages der omstemning blandt de kandidater, der har opnået lige mange stemmer. Ved omstemning kan hvert medlem kun stemme på én af de kandidater, der er stemmelighed imellem.
Afstemninger skal finde sted skriftligt. Der kan stemmes ved fuldmagt, dog således at fuldmagt kun kan gives til et andet medlem og således at hvert fremmødt medlem kun kan medbringe tre fuldmagter.

§ 5. Finansiering
Foreningens regnskabs- og kontingentår følger kalenderåret. Første regnskabsår løber dog fra stiftelsen den 18. september 1996 til udgangen af 1997. Regnskabet revideres af en statsautoriseret eller registreret revisor.
Der opkræves et differentieret medlemskontingent afhængig af antal medarbejdere i medlemsvirksomheden. Kontingentet skal kunne finansiere foreningens drift - herunder møder, elektronisk infrastruktur, sekretariatsbistand - og kan anvendes til at give mindre tilskud til arrangementer, herunder medlemsmøder. Bestyrelsen fastsætter retningslinier for eventuel finansiering af underskud og placering af overskud ved arrangementer.
Til generalforsamlinger kan hvert medlem uden beregning tilmelde en deltager. Der kan opkræves deltagerbetaling for øvrige tilmeldte deltagere.

§ 6. Tegning og hæftelse
Foreningen forpligtes udadtil ved underskrift af formanden i forening med foreningens direktør eller næstformanden i forening med foreningens direktør.
Ved salg og pantsætning af fast ejendom tegnes foreningen dog af den samlede bestyrelse.
Der påhviler ikke foreningens medlemmer nogen personlig hæftelse for de foreningen påhvilende forpligtelser.
For de forpligtelser, der påhviler foreningen, hæftes alene med den til enhver tid værende formue i foreningen.

§ 7. Bestyrelsen
Foreningens daglige ledelse varetages af en bestyrelse på 13-17 medlemmer, hvoraf 11 medlemmer vælges af generalforsamlingen og et medlem udpeges af Region Midtjylland, medens Århus Kommune udpeger 1 medlem. Bestyrelsen kan hvert år udpege op til 2 bestyrelsesmedlemmer for en 2-årig periode med henblik på at sikre en bred geografisk repræsentation i bestyrelsen.
Bestyrelsens generalforsamlingsvalgte medlemmer vælges for 2 år ad gangen, således at 5 er på valg i ulige år og 6 er på valg i lige år. Genvalg kan finde sted. Afgår et generalforsamlingsvalgt bestyrelsesmedlem i utide, indtræder den suppleant, der har flest stemmer for den resterende del af bestyrelsesmedlemmets valgperiode. Region Midtjylland og Århus Kommune udpeger i lige år medlemmer af bestyrelsen for 2 år ad gangen. Et udpeget medlem kan genudpeges. Afgår et udpeget bestyrelsesmedlem i utide, udpeger den part (Region Midtjylland, Århus Kommune henholdsvis bestyrelsen), der oprindelig har udpeget det afgåede medlem et nyt medlem, der indtræder i den resterende del af det afgåede bestyrelsesmedlems periode. Region Midtjylland og Århus Kommune skal udpege bestyrelsesmedlemmerne og skriftligt meddele Foreningen navnene senest 8 dage forud for Foreningens generalforsamling.
Bestyrelsen konstituerer sig selv med formand og næstformand.
På generalforsamlingen vælges tillige 2 bestyrelsessuppleanter for et år.

Bestyrelsen varetager foreningens tarv udadtil og indadtil. Det påhviler herunder bestyrelsen at føre tilsyn med de i foreningen ansatte personers virksomhed.
Bestyrelsen fastsætter selv sin forretningsorden. Bestyrelsesmøder afholdes, når formanden finder det fornødent eller 6 bestyrelsesmedlemmer kræver det. Indkaldelse finder sted skriftligt med angivelse af dagsorden. Over bestyrelsesmøderne føres beslutningsreferat som underskrives af formand eller næstformand og referenten. Bestyrelsen træffer beslutning ved simpelt stemmeflerhed, men er kun beslutningsdygtig, når mindst 6 generalforsamlingsvalgte bestyrelsesmedlemmer er til stede. Ved stemmelighed er formandens eller den fungerende formands stemme udslagsgivende. Der kan ikke stemmes ved fuldmagt.

§ 8. Udvalg
Bestyrelsen nedsætter af sin midte et forretningsudvalg bestående af formand, næstformand og et yderligere bestyrelsesmedlem.
Forretningsudvalget kan handle på bestyrelsens vegne i mindre sager, der ikke tåler udsættelse. Forretningsudvalgets dispositioner skal forelægges førstkommende bestyrelsesmøde til godkendelse.

§ 9. Sekretariat
Bestyrelsen fastlægger sekretariatsbetjeningen, og kan ansætte lønnet medhjælp.

§ 10. Samarbejde
Foreningen har tæt kontakt med kontaktorganer mellem virksomheder og den offentlige sektor. Bestyrelsen varetager det konkrete samarbejde for it-forum midtjylland med amt og kommuner samt med erhvervsorganer i Region Midtjylland.

§ 11. Lokalafdelinger
Bestyrelsen kan beslutte etablering af lokalafdelinger i Region Midtjylland og disses drift og finansiering.

§ 12. Vedtægtsændringer
Til ændring af vedtægterne, herunder fusion med andre foreninger, kræves vedtagelse på en generalforsamling med 2/3 af de afgivne stemmer.

§13. Opløsning
Til foreningens opløsning kræves vedtagelse på en generalforsamling med 2/3 majoritet blandt samtlige medlemmer.
Opnås denne majoritet ikke, er bestyrelsen berettiget til at indkalde til en ny generalforsamling, på hvilken opløsning kan vedtages med 2/3 majoritet blandt de fremmødte medlemmer.
Ved foreningens opløsning anvendes foreningsformuen i overensstemmelse med foreningens formål.

§ 14. Voldgift
Stridigheder om anvendelse af denne vedtægt afgøres ved voldgift.
Voldgiftsretten skal bestå af 2 voldgiftsmænd, hvoraf hver af stridens parter vælger en samt en af disse i fællesskab valgt opmand. Skulle voldgiftsmændene ikke kunne enes om valget af en opmand, udpeges denne af Præsidenten for Retten i Århus. I øvrigt henvises til Lov nr. 181 af 24. maj 1972 om Voldgift.

Således vedtaget på den ekstraordinære generalforsamling den 13. december 2005.